「口頭のコミュニケーションも苦手だけれど、メールやチャットで文章を書くのはもっと難しい…」「短い文でどう伝えればいいか分からず、相手に失礼になっていないか心配」――こんな気持ちを抱えていませんか？ 実は、メールやチャットの文章はシンプルかつ誤解されにくい形に整えるだけで、やり取りのストレスをぐっと減らすことができます。
本記事では、文章を書くのが苦手な人でも取り入れやすい「伝わる文章術」の基本を紹介します。ちょっとしたポイントを押さえるだけで、社内でのメール連絡やチャットツールでのやり取りがスムーズになり、不必要な誤解や気まずさを防げるようになるはずです。ぜひ今日から試してみてください。
なぜメール・チャットの文章が苦手に感じるのか？
文章にすると「敬語や表現」が難しく思える
日常会話だとある程度勢いで話せても、文章で伝えようとすると敬語や言い回しに迷ってしまう人は少なくありません。とくに社内メールだと「失礼にならないか」「口調が固すぎないか」などを気にしすぎて、書いては消し…を繰り返すことも。
短い文で誤解されるのが不安
チャットツールやSNSのDMなどは短文でやり取りするのが一般的ですが、短すぎると意味が伝わりにくく、誤解を招きやすくなります。さらに、スタンプや絵文字をどこまで使っていいのか分からず、気軽に送れないというジレンマも。
相手の表情が見えないため
対面や電話と違って、文章のやり取りでは相手の反応が即座に分からないのが不安を煽ります。返事が遅いと「怒らせたかも」「指示が悪かったかも」と気にしがちになり、ますます文章を書くのを怖く感じてしまうのです。
シンプルで伝わる文章を書くための基本ルール
「結論」→「理由・詳細」→「お願い・行動」の順番で構成
文章の流れは、結論を先に書くのが鉄則です。相手が最初の数行で「何を伝えたいのか」「どうして欲しいのか」理解できると、その後の詳細を読みやすくなります。たとえばメールであれば、
- 結論・要点：「〇〇の件で依頼があります」「△△の資料を作成しました」
- 理由・詳細：「理由としては…」「内容は下記のとおりです…」
- お願い・行動：「お忙しいところ恐縮ですが、確認をお願いします」「ご意見をいただければ幸いです」
この3ステップで書くと、相手が必要な情報を混乱なく受け取れます。
1文を短く、箇条書きも活用する
文章が苦手な人ほど、1文が長くなりがちです。読点「、」の多用は分かりにくくなる元なので、2文に分ける・箇条書きを使うことで見やすくしましょう。たとえば、
- Before：「来週の会議までに予算案を確認していただき、その上で修正箇所があればご連絡をいただきたく思いますが、スケジュールに余裕がないため急ぎでお願いします。」
- After：「来週の会議までに予算案をご確認ください。もし修正があればお手数ですがご連絡をお願いします。スケジュールに余裕がないため、急ぎの対応をお願いいたします。」
分割するだけで読みやすさと理解度がぐんと上がります。
あいさつやクッション言葉は最小限でOK
「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」などの定型表現は大切ですが、あまりに重ねすぎると要点が埋もれてしまいます。メールなら冒頭や末尾に1回ずつで十分。チャットであれば、必要なときだけ礼儀正しくすればよく、堅苦しさは控えめにするほうが流れがスムーズです。
誤解を減らすための具体的テクニック
“相手が理解しやすい例”を入れる
長文になりそうな話題や概念を説明する場合、具体例やイメージを添えると誤解が少なくなります。
- 「今回は〇〇という形式で進めたいです。たとえば、××社が以前やっていたようなイメージを想定しています。」
- 「この文書はA4で1枚にまとめます。イメージとしては、△△さんが作っていた企画書と同じ構成です。」
相手が「どんなものか」をイメージできる一文を加えるだけで、文章が格段に伝わりやすくなります。
数値や日付を明確に入れる
「なるべく早くお願いします」や「できるだけ多く」などの曖昧な表現は、相手によって解釈が大きく異なる可能性があります。そこで、
- 「明日（○月○日）の18時までにお願いします」
- 「最低でも3点以上、可能であれば5点ご用意ください」
といった形で、具体的な日付や数値を入れるのがポイント。誤解や「思っていたのと違う！」というミスコミュニケーションを防げます。
質問形で確認を取る
指示や提案が長くなる場合、途中で確認を挟むと相手が読みやすくなります。たとえば、
まず〇〇の件をご確認いただき、その後××をお願いします。問題なければ、明日までに着手して大丈夫でしょうか？
のように、相手に“はい/いいえ”で返事できる形で質問を入れると、向こうも理解度を自分でチェックしやすくなり、誤解を減らせます。
メール・チャットの使い分けと注意点
メールは「正式な依頼・記録用」、チャットは「軽め・即時連絡用」
一般的に、メールは正式な依頼や外部とのやり取り、残しておくべき連絡などで使われることが多いです。チャットは日常の軽い報告や即時性が欲しい連絡、雑談などをカバーするツールと認識しましょう。
- メール：件名・署名・定型挨拶がある程度必要。相手や上司などへの正式連絡に向いている。
- チャット：簡潔でスピード重視。あいさつは短めでOK。社内でのやり取りや雑談が主。
業務フローによっては例外もあるので、職場のルールに従いつつ上手に使い分けてください。
チャットでのスタンプ・絵文字は相手に合わせる
チャットツールではスタンプや絵文字が使えるケースが多いですが、相手の雰囲気や社風を考えて使うことが大事。上司や取引先には控えめにし、仲のいい同僚とのやり取りであれば多少砕けた表現もOKなど、相手によって調整するのが無難です。
また、スタンプだけで返事を終わらせると情報不足になりがちなので、要点の返答を添えるのを忘れずに。
メール・チャットどちらの場合も「脱線」を避ける
メールはもちろん、チャットでも本題から外れすぎる話題をだらだら書くのは注意が必要。特に仕事の要件が混ざっているときは、要点がぼやけて相手が見落とす可能性があります。気になる雑談は別のスレッドやタイミングで行うなどして、仕事の連絡との混同を防ぎましょう。
送る前にチェックしたいポイント
主語と目的語が省略されていないか
「それ」「あの件」などの指示語を使いすぎると、相手が何を指しているのか混乱します。大事な内容では主語と目的語をはっきり書くようにし、「どのファイル」「どの案件」かを明確にしましょう。
日付や時間、場所がきちんと書かれているか
会議やミーティングの日程を伝えるときは、月日・曜日・時間を必ずセットにすると安心です（「5月10日（火）15:00～」など）。場所を指定する場合は建物名・フロア番号・会議室名まで書き、“○○さんがいるデスク近く”などと補足してあげると相手も迷いにくいです。
「この文章で相手がどう行動すればいいか」明確になっているか
メールやチャットで伝えたいことは、「情報共有」「意見を聞く」「作業をお願いする」など何らかの目的があるはず。それが文章の終わり部分で明確か確認してみてください。あいまいに終わっていると、相手に行動してほしいのか、ただ知らせたいだけなのかが伝わりづらくなります。
上手く書けないときの対処法やアドバイス
書き終えたら“音読”してみる
文章を仕上げたら、自分で音読してみましょう。声に出すと、読みづらい箇所や説明不足が自然と浮き彫りになります。短い文章でも試してみると、リズムが悪い文や誤字脱字を発見しやすいのでおすすめです。
テンプレートを作り、自分なりにカスタマイズ
よく使うフレーズや構成（挨拶→用件→依頼→締め）などは、テンプレートを作っておくと時短にもなります。自分なりのひな形を用意し、それを状況に応じてカスタマイズすれば、毎回ゼロから悩む必要がなくなるでしょう。特に社内メールで繰り返し使う文章は、定型化しておくとストレスが大幅に減ります。
どうしても苦手なら、チャット相談やカウンセリングで相談
文章術が苦手すぎて業務に支障を感じる人は、オンラインのチャット相談やカウンセリングを利用してみるのもアリ。状況を説明すれば、客観的なアドバイスをもらえる可能性があります。ストレスを溜めすぎる前に、専門家や上手な同僚に教えてもらうのが早道です。
まとめ：シンプル＆誤解されにくい文章でコミュニケーションをラクに
メールやチャットでのやり取りが苦手でも、いくつかの基本ルールと具体的テクニックを押さえればスムーズにコミュニケーションが取れるようになります。ポイントをおさらいすると、
- 結論を先に、その後に理由や詳細、最後にお願いや行動を明記
- 1文を短くし、箇条書きや改行を活用して見やすく
- 具体的な日付や数字、主語・目的語を明確に記載
- メールとチャットの使い分け、相手に合わせた表現で誤解を防ぐ
- 送る前のチェック（指示語の多用や締めの行動指示が明確かなど）を習慣にする
文章が苦手だからといって恐れず、まずは「内容をシンプルにまとめる」「誤解を招きそうな部分を無くす」ことだけでも意識してみましょう。徐々にコツが掴めてくれば、メールやチャットでのやり取りが自分も相手もラクな形に変わっていくはずです。習慣化していけば、いつの間にか文章術に自信がついて、業務効率やメンタル面の負担軽減にも繋がるでしょう。ぜひ今日から取り組んでみてください。
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